Spotkanie biznesowe i rozmowa z klientem: Jak dobrze wypaść?
Spotkanie biznesowe bardzo często jest ukoronowaniem długiego procesu starań o pozyskanie klienta. Jeśli dochodzi do spotkania, mamy szansę zaprezentować siebie, swoją ofertę i mamy na to przeważnie więcej niż kwadrans. Czasem jednak przedsiębiorcy nie doceniają wagi spotkań z klientem i nie wykorzystują ich w należy sposób.
Spotkanie biznesowe – wygląd
Na spotkaniu z klientem powinniśmy wyglądać schludnie i przyzwoicie. Rada ta tyczy się przeważnie mężczyzn, bo to głównie oni mają na tym polu sporo do nadrobienia. Oczywiście dużo zależy od formy prowadzonej przez nas działalności. Jeśli zajmujemy się układaniem płytek garnitur jest zbędny;) Warto natomiast przyjść w ubraniu czystym i wyprasowanym. Dobrze jest także dopasować się pod względem ubioru do klienta, aby maksymalnie zniwelować kontrast. Jeśli więc jesteśmy programistą, pracującym w t-shircie i swetrze, a na spotkanie jedziemy do dużej korporacji, wyprasowana koszula i marynarka lub elegancki sweter powinny być standardem. Jeśli natomiast naszym klientem jest artysta malarz, który w swojej pracowni najpewniej podejmie nas umazany farbą, na spotkanie z nim przyjdźmy w stroju mniej formalnym.
Spotkanie biznesowe – przygotowanie merytoryczne
Do spotkania z klientem powinniśmy się przygotować pod względem merytorycznym. Musimy zastanowić się, czego chciałby dowiedzieć się od nas klient i przygotować sobie odpowiedzi, na najbardziej prawdopodobne pytania. Przemyślmy także, o czym my chcielibyśmy poinformować naszego klienta i ułóżmy sobie te sprawy w głowie. Przygotowując się do spotkania z klientem pamiętajmy, że nasz czas kosztuje, podobnie jak jego. Nie marnujmy go więc na brak przygotowania merytorycznego w kluczowych kwestiach. Oczywiście, każdego pytania nie przewidzimy, ale znaczną część tych najbardziej podstawowych już tak. Ten punkt jest szczególnie ważny, gdyż klienci są różni. Jedni punkt po punkcie wypytają nas o interesujące ich kwestie, drudzy będą oczekiwali, że to my poprowadzimy spotkanie. Musimy być przygotowani na każdą z tych opcji.
Spotkanie biznesowe – teraz, nie później
Podczas spotkania z klientem pamiętajmy, że powinien on wyjść z maksymalnie dużą wiedzą na temat naszych usług i propozycji, jaką dla niego przygotowaliśmy. Starajmy się unikać sytuacji, w których różne rzeczy będziemy dosyłać mu po spotkaniu. Spotykamy się przecież po to, żeby omówić i ustalić pewne kwestie, a nie po to, żeby ustalić co jest do ustalenia;) Jeśli spodziewamy się, że wiele pytań od klienta dotyczyć będzie spraw, którymi nie zajmujemy się osobiście, zabierzmy swojego pracownika. Uczulmy go także, by on też stosował się do zasad obowiązujących na spotkaniu biznesowym.
Spotkanie biznesowe – przygotowanie techniczne
Do spotkania z klientem powinniśmy być przygotowani także pod względem technicznym. Zabierzmy więc ze sobą notes, coś do pisania, wizytówki, foldery reklamowe i tym podobne materiały, jeśli je mamy, oraz np. laptopa z dostępem do internetu, jeśli uważamy, że podczas spotkania z klientem będzie potrzebny by coś na nim pokazać lub sprawdzić.
Spotkanie biznesowe – wybór miejsca
Na spotkanie z klientem wybierzmy rozsądne miejsce. Najlepszym z punktu widzenia finansowego będzie nasze biuro, pisałem o tym w poście -> Jak oszczędzać pieniądze w firmie. Jeśli jednak klient nalega na spotkanie „na mieście” lub nie posiadamy biura wybierzmy przyzwoity lokal, gwarantujący pewną intymność. Nie sadzajmy naszego klienta w fast foodzie, na barowym stołku ani pod głośnikiem. Miejsce, musi zapewnić niezbędny komfort pracy. Umawiając się na spotkanie mailowo pamiętajmy także o wymianie numerów telefonów, mogą się przydać!
Spotkanie biznesowe – savoir vivre
Jeśli spotkania z klientem to u nas częsta sprawa, warto przyswoić sobie podstawowe zasady savoir vivre’u np. te dotyczące przechodzenia na „ty”, wymiany wizytówek czy zachowania podczas posiłku. W ich ramach mieści się na pewno bezwzględna punktualność – nie ważne, czy spotykamy się z prezesem giełdowej spółki, czy klientem, który ma dla nas zlecenie za sto złotych. Musimy być także przygotowani na sytuację, w której nasz klient będzie miał więcej czasu niż my i będzie chciał go spożytkować na luźne dywagacje o życiu, biznesie, polityce czy sporcie. Musimy tutaj postępować intuicyjnie i dobrze wyczuć sytuację. Kilka minut niezobowiązującej rozmowy pozwoli lepiej się poznać, ale przedłużające się rozmowy o pogodzie sprawią, że na końcu nikt nie będzie zadowolony ze spotkania. W takich sytuacjach należy grzecznie, ale konsekwentnie, a czasem stanowczo, powracać w rozmowie do tematu spotkania.
A Wy jak przygotowujecie się do spotkań z klientami? Jest coś jeszcze o czym przedsiębiorca powinien pamiętać na spotkaniu z klientem? Dajcie znać w komentarzach!
spotkanie biznesowe – fot. ganderssen1 flickr.com Creative Commons.
Byłem ostatnio na bardzo luźnym spotkaniu z klientem, niestety bez jakiegokolwiek przygotowania. Rozmowa bardzo króciutka, ale wychodząc, byłem podirytowany, że nie powiedziałem tego co chciałem… Dlatego, jutro na rozmowę się przygotowuje i będę miał porównanie…
Również zdarza mi się popełniać gafy na rozmowach z klientami. Niestety, człowiek się uczy na błędach i im więcej rozmów przeprowadzam, tym bardziej odpowiedniego słownictwa używam i rozmowa wypada znacznie lepiej. Dodatkowo tworzę sobie w punktach plan rozmowy, aby niczego nie pominąć.
Leon.
Myślę, że w szczególności początkujący przedsiębiorcy zbyt luźno podchodzą do spotkań biznesowych, które rządzą się swoimi prawami. Niektórzy w ogóle się nie przygotowują i przez to mogą stracić wiele dobrych zleceń.
Zgadzam się w zupełności z poprzednikiem. Przygotowanie merytoryczne to podstawa, dobrym pomysłem będzie także przećwiczenie całej rozmowy – wiadomo, że osoby niedoświadczone mogą się pogubić na początkowych spotkaniach biznesowych.Wraz z doświadczeniem – jakość takich rozmów polepsza się.
Do spotkań trzeba nabrać pewnej ogłady. Etykieta to jedno, ale warto poczytać nt psychologii, może socjotechniki. Poznanie ludzkich charakterów i sposobów zjednania ich sobie, myślę że jest kluczem do sukcesu 🙂
Też kilka razy położyłem spotkanie przez brak odpowiedniego przygotowania. Dlatego przed takim spotkaniem warto wypytać się drugą stronę o jak największą liczbę szczegółów. Po za wiedzą na temat potrzeb klienta dowiemy się wiele o jego osobowości i sposobie w jaki będzie należało poprowadzić rozmowę.
A tak w ogóle to czy zasady savoir vivre’u mówią coś sposobie i okolicznościach wręczania wizytówek? To nie złośliwość, a ciekawość
Jeśli spotykamy się z dużym i znaczącym dla nas klientem, możemy zacząć od wręczenia mu drobnego prezentu, choćby praktyczny gadżet firmowy. Zrobimy tym miłe wrażenie i zostaniemy na pewno lepiej zapamiętani niż inni sprzedawcy, którzy się u niego pojawiają:-)
Wielokrotnie spotkałam się z tym, że ktoś kto chce mi coś sprzedać jest kompletnie do tego nie przygotowany. Niektórych wygląd też pozostawiał wiele do życzenia, nie wspomnę już o kulturalnym zachowaniu. Niestety takich rzeczy niektórzy nie są w stanie ogarnąć.
Podczas spotkania biznesowego musimy mieć jakiś plan, który ułatwi nam nasze spotkanie- należy wziąć pod uwagę, o czym chcemy rozmawiać z klientem. Kolejny krok to odpowiednia organizacja spotkania – miejsce na przedstawienie materiałów reklamowych.
Przede wszystkim ważne jest miejsce. Spotkania biznesowe powinny być w korzystnym otoczeniu w którym rozmówcy będą się dobrze czuć. Nie powinny to być niewielkie pokoiki na zapleczu, albo korytarz w zakladzie pracy. Dobrze jest przystosować biuro. Ja niestety nie mam takiej mozliwości na razie, ale jako klientka Idea Banku zapraszam kontrahentów do Idea Hub. Jest ta miejsce, kawa, dostęp do sprzętu i przede wszystkim komfort.
Przygotowanie się do spotkania z klientem, to podstawa. Bardzo ważne jest dobre pierwsze wrażenie na co składa się właśnie wygląd, mowa ciała, a nawet zwykły uścisk ręki. Ważne jest też merytoryczne przygotowanie się do spotkania tak, aby nie dać się zaskoczyć jakimś pytaniem, które wprowadzi nas w zakłopotanie.